Fiche générale
Nom de l’institution
République et Canton de Genève
Pays
Suisse
Adresse
Rue Jean-Calvin 8
1204 Genève
Téléphone
Site internet de l’institution
Régime politique
État fédéral démocratique
Séparation des pouvoirs
Législatif : le Grand Conseil (Parlement)
Judiciaire : Ministère public de la justice et tribunaux
Exécutif : le Conseil d’État (gouvernement)
Système de droit en vigueur
Fédéralisme à 3 niveaux : la Confédération, les cantons et les communes
Date de création
Le 1er mars 2019
Acte de création
Prestation de serment du médiateur et de sa suppléante devant le Grand Conseil
Nature de l’institution
Institution étatique nationale indépendante
Veuillez préciser si elle est dotée d’une représentation à l’échelon local ou régional :
Il n’existe pas de représentation autre que le bureau national
Durée du mandat
5 ans
Mandat renouvelable
Oui
Nombre de fois : sans limite
Conditions de nomination
Est éligible à la fonction de médiateur administratif toute personne qui, cumulativement : a l’exercice des droits civils; est de nationalité suisse; est domiciliée dans le canton de Genève; dispose d’une connaissance approfondie de l’administration publique, d’une formation certifiée en médiation généraliste et d’une expérience professionnelle en matière de prévention et de règlement des conflits; ne fait l’objet d’aucune condamnation pour un crime ou un délit relatif à des faits portant atteinte à la probité et à l’honneur.
Le mandat de médiateur est incompatible avec : tout mandat public électif; toute autre activité lucrative; toute fonction dirigeante dans un parti politique. Le Grand Conseil peut autoriser des dérogations à cette règle.
Règlement intérieur
Oui
La loi sur la médiation administrative (LMéd – GE – B 1 40) fait office de règlement, compte tenu de son niveau de détail suffisant. En outre, des directives internes sont édictées par le médiateur (code de déontologie, fils rouges pour les différentes prestations, procédures administratives, etc.).
Relation avec les autres institutions
L’institution dispose-t-elle d’un personnel propre ?
Oui
L’effectif de ce personnel est-il suffisant :
Le bureau dispose d’un équivalent de 1,8 postes (1 médiateur, 0.8 assistante de direction). La médiatrice suppléante intervient sur demande, payée à l’heure. Compte tenu du champ d’application très large, l’institution ne dispose pas d’une dotation suffisante en personnel.
L’institution dispose-t-elle d’un budget autonome ?
Le budget est semi-autonome
L’institution est-elle soumise au contrôle financier de l’État ou à un autre type de contrôle :
Sous le contrôle du service des finances de la Chancellerie d’Etat, le budget est constitué à 98% de charges de personnel. La part de budget de fonctionnement restante est gérée de façon autonome par le médiateur, dans le respect des directives financières de l’Etat de Genève.
Quelles sont les caractéristiques qui assurent l’indépendance de l’institution ?
L’indépendance du BMA est garantie par la Constitution genevoise (art. 115) et par la LMéd – GE (art. 9). Le médiateur étant élu, il n’est pas soumis à une quelconque hiérarchie. Le Grand Conseil demeure néanmoins l’autorité électrice.
Mission principale
Le BMA est une structure indépendante au sein de l’Etat de Genève qui contribue à prévenir et à régler de façon simple les conflits entre l’administration et les administré-e-s. Il contribue également à améliorer le fonctionnement de l’administration et encourage à entretenir de bonnes relations avec les usagers-ères.
La compétence de l’institution est-elle limitée aux réclamations des usagers contre l’administration publique ?
Oui, le champ d’application du BMA couvre l’ensemble des entités cantonales, communales, les établissements publics autonomes (université, transports publics, etc.) et toute personne physique ou morale chargée de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal, dans la limite de l’application desdites tâches.
Restrictions dans le champ d’intervention de l’institution parmi les administrations concernées par l’action de l’institution
Oui
Quelles sont ces restrictions :
Le BMA ne peut pas intervenir dans les conflits avec les élu-e-s du Grand Conseil, du Conseil d’Etat, du pouvoir judiciaire et de la Cour des comptes, ni des autorités communales, ni pour traiter les litiges relatifs aux relations de travail entre l’administration et ses collaborateurs-trices. Aussi, le BMA n’a pas compétence pour examiner une affaire qui fait l’objet d’une procédure judiciaire en cours ou qui a été préalablement tranchée en droit, à moins que cette dernière ne soit suspendue en vue d’un règlement à l’amiable devant lui.
Mission de contrôle ou d’inspection sur l’administration publique
Oui
Quelle est l’étendue de cette mission :
La LMéd – GE prévoit que le médiateur examine si l’administration a agi de façon légale, proportionnelle, opportune et équitable (art. 14). Néanmoins le médiateur ne dispose pas d’une mission formelle de contrôle, et son action se limiterait à l’émission de recommandations à l’attention de l’administration. Le médiateur n’a pas compétence de rendre des décisions au sens de la loi sur la procédure administrative (LPA).
Saisine (qui?)
Toute personne physique ou morale peut saisir le médiateur. Les administrations publiques genevoises peuvent également faire appel au médiateur lorsqu’elles n’arrivent pas à régler un conflit avec un administré.
Type de saisine (comment?)
Le médiateur agit sur requête (pas d’autosaisine) des administré-e-s ou des administrations.
Conditions de recevabilité
Les requêtes anonymes ne sont pas traitées mais le médiateur garanti la confidentialité des requêtes. Le médiateur est soumis au secret professionnel. Les demandes sortant du champ d’application du BMA sont orientées vers des structures tierces.
L’institution a-t-elle un droit d’injonction
Non
Principaux secteurs de réclamation
L’institution a-t-elle un pouvoir de recommandation envers les administrations
Oui
Y a-t-il un fondement juridique qui oblige les administrations à tenir compte des recommandations :
La LMéd – GE impose à l’autorité qui a reçu une recommandation du médiateur de lui rendre un rapport sur les suites qui lui sont données, ce dans un délai de 3 mois (art. 16).
Les administrations sont-elles tenues de réserver une suite favorable aux recommandations, propositions et observations
Non. Les recommandations sont non contraignantes.
Réaction des administrations
Après 2 ans d’existence du BMA, le médiateur émet encore peu de recommandations, compte tenu des faibles ressources à disposition, et l’action se centrant sur les demandes de médiations à proprement parler. Cependant, les quelques recommandations émises trouvent écho et sont acceptées pour la plupart.
Existe-t-il des recommandations formulées auxquelles l’administration a donné une suite favorable
Oui, mais cela est à relativiser au vu du faible nombre de recommandations émises.
L’institution peut-elle mener des investigations proprio motu
Non, le médiateur n’agit que sur requête.
Quels sont les moyens d’intervention dont dispose l’institution
Pour comprendre l’objet du différend et établir les faits, le médiateur peut notamment :
- a) requérir des renseignements écrits ou oraux;
- b) requérir la consultation ou la production de tous documents utiles;
- c) s’entretenir avec des tiers dont l’audition est nécessaire;
- d) dans des cas exceptionnels, demander des expertises pour des requêtes dont l’évaluation nécessite des connaissances spécifiques.
Tout collaborateur ou collaboratrice des entités soumises à la LMéd – GE, quel que soit son niveau hiérarchique, doit prêter appui au médiateur, en particulier en lui fournissant tous les renseignements ou documents, ainsi qu’en donnant un droit d’accès aux données ou en lui facilitant un tel accès, sous réserve des dispositions découlant de la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles, du 5 octobre 2001. Les personnes astreintes au secret de fonction sont déliées de celui-ci à l’égard du médiateur.
Cela étant, le BMA fonctionne essentiellement de façon informelle, en favorisant l’instauration d’une confiance réciproque avec les administrations et les administrés, l’objectif global étant de restaurer un dialogue et de lever un malentendu de façon simple et, si possible, avec célérité.
L’institution publie-t-elle des rapports d’activités annuels
Oui. La LMéd – GE stipule que le médiateur établit un rapport annuel de ses activités à l’intention du Grand Conseil et du Conseil d’Etat (art. 10). Le rapport est ensuite rendu public.
L’institution publie-t-elle des rapports spéciaux sur des questions particulières
L’institution est-elle évaluée par une autre instance
Non, mais elle est soumise au contrôle interne de l’Etat, notamment en matière d’évaluation et de gestion des risques. Elle pourrait être auditée par la Cour des comptes de Genève et le médiateur peut être entendu devant les commissions du Grand Conseil.
L’institution a-t-elle des programmes ou outils en matière de communication
Le BMA étant une instance récente (2019), un plan de communication permanent a été établi afin de faire connaître l’institution auprès du public et des administrations. Le BMA peut bénéficier du support du service de communication de la Chancellerie d’Etat en cas de besoin (diffusions de communiqués de presse, édition de matériel de communication, dépliants, site internet). Le BMA communique par Internet, presse, en distribuant des dépliants et en se présentant dans les administrations et dans le réseau associatif local. Il est également membre de l’association des ombudsmans parlementaires suisses (AOP+) qui réunit les médiateurs cantonaux et communaux suisses.
Quelles sont les « bonnes pratiques » adoptées par l’institution
Le BMA a mis en place les bonnes pratiques suivantes : site Internet en français et anglais, dans le contexte international de Genève. Les entretiens se font aussi en anglais si besoin. D’autre part, le bureau s’efforce de répondre aux demandes dans des délais aussi brefs que possible. Ainsi, la quasi intégralité des demandes font l’objet d’un premier traitement dans les 7 jours. Cela implique une communication publique mesurée afin de laisser au BMA la capacité de gérer de façon efficiente les demandes qui lui parviennent. Un système de contrôle interne a été mis en place avec un suivi régulier, les procédures internes font l’objet d’une revue annuelle, il en va de même de l’analyse des risques. Le BMA vise par ailleurs un objectif de 0% papier dans le suivi des situations. Dans ce sens, un outil informatique de suivi des dossiers et de gestion des documents a été créé sur mesure et mis en place fin 2020. De plus, le BMA instaure des personnes relais au sein des administrations afin de faciliter le traitement des demandes citoyennes qui parviennent devant le médiateur. Enfin, un réseau de partenariat avec les instances de médiation et de conciliation actives dans le domaine de l’administration publique au niveau cantonal a été mis en place afin d’échanger sur les pratiques de chacun.
L’institution offre-t-elle sessions de formation, d’information et/ou de sensibilisation
Le médiateur intervient à la demande dans les administrations publiques, en général pour des séances d’information sur le fonctionnement et les outils du BMA. Il est prévu de développer des formations ciblées, en fonction des moyens qui sont alloués au BMA.
Existe-t-il des conventions de coopération et/ou de partenariat avec d’autres institutions
Le BMA collabore avec les autres instances de médiation/conciliation/gestion de conflits actives au sein des établissements publics genevois, notamment dans les domaines de la police, des hôpitaux, de l’aide sociale, de la protection des données et de la transparence ou encore de la scolarité. En outre, le BMA oriente vers un tiers toute demande qui sort de son champ d’application.