Une dame ayant obtenu un changement de nom pour son enfant fait appel au Protecteur du citoyen parce qu’elle considère qu’elle n’a pas à payer une deuxième fois pour obtenir un certificat de naissance comportant les bonnes informations.
La citoyenne a commandé le certificat de naissance en ligne, sur le site Internet du Directeur de l’état civil (DEC), immédiatement après avoir obtenu une réponse positive de la part de ce même organisme pour le changement de nom. Elle a alors payé les frais requis. Toutefois, à la réception du document, elle a constaté que l’ancien nom y figurait toujours. C’est alors que le DEC l’a informée qu’elle aurait dû attendre 30 jours avant de faire sa demande de certificat, ce qui correspond au délai de contestation du changement de nom.
Ainsi, le DEC exige de la dame qu’elle débourse à nouveau pour l’obtention du papier officiel à jour, ce que cette dernière conteste.

Le délai de contestation de 30 jours débute au moment où le demandeur reçoit le document autorisant le changement de nom. Le DEC doit alors informer le citoyen qu’il sera possible de commander un nouveau certificat de naissance comprenant les informations à jour seulement une fois ce délai expiré.
Dans le cas qui nous intéresse, le DEC a omis de transmettre la traduction anglaise de courtoisie détaillant, dans une lettre accompagnant la décision d’autorisation de changement de nom, la procédure ci-haut mentionnée. Or, la dame parle anglais et toutes les correspondances antérieures avec l’organisme s’étaient faites dans cette langue.
Comme le traitement d’une demande de changement de nom et celui pour la délivrance d’un certificat de naissance se font de manière indépendante, rien ne permet au DEC de repérer et ainsi de bloquer les demandes de certificat effectuées à l’intérieur du délai de 30 jours.
Par ailleurs, dans la lettre transmise aux citoyens pour autoriser un changement de nom, le DEC demande à ce que tout original de certificat de naissance produit sous l’ancien nom lui soit retourné.

Bien que la dame n’ait pas respecté le délai de 30 jours avant de déposer sa demande de certificat de naissance, le Directeur de l’état civil doit reconnaître sa part de responsabilité.
En effet, il n’a pas informé adéquatement la citoyenne du délai prescrit parce qu’il n’a pas envoyé l’information dans la bonne langue de correspondance. De plus, il peut paraître contradictoire que le DEC puisse continuer à émettre des certificats de naissance produits sous l’ancien nom durant cette période transitoire alors qu’il demande aux citoyens de lui retourner tout original comportant ce même nom.
Ainsi, le Protecteur du citoyen a demandé au Directeur de l’état civil d’annuler les frais pour l’émission d’un nouveau certificat de naissance, étant donné que la dame les avait déjà acquittés une première fois. Il a aussi recommandé, dans une perspective collective, de cadenasser virtuellement les dossiers de citoyens en cours de changement de nom afin de ne pas délivrer de certificat de naissance durant la période transitoire de 30 jours, sauf lors de situations exceptionnelles.
Le Directeur de l’état civil a accédé à toutes ces demandes, de sorte que la citoyenne a pu recevoir le certificat de naissance de son enfant sans frais supplémentaires. De plus, la délivrance d’un certificat de naissance entre la décision autorisant le changement de nom et l’expiration du délai de contestation ne peut se faire dorénavant que si le citoyen a clairement signifié sa volonté de procéder ainsi.